Hantering av personuppgifter

För att vara medlem i Villaägareföreningen behöver vi några uppgifter om dig. Den här sidan beskriver hur vi hanterar dessa.

När ni registrerar er för medlemskap ingår ni ett avtal med föreningen. Detta avtal ger Lilla Björknäs Villaägareförening rätt att begära in de uppgifter vi behöver för att kunna nå dig med information eller för fakturering. Vi behöver:

  1. Namn och efternamn
  2. e-postadress
  3. Telefonnummer
  4. Fakturaadress
  5. Fastighetens beteckning (och adress)

e-postadress är frivilligt att lämna, men bra om du lämnar då det minskar föreningens kostnader och möjliggör snabbare kommunikation. Anger du e-postadressen godkänner du även att vi skickar fakturan via e-post. Lämnar du ingen e-postadress (eller tar bort den senare) skickas fakturan som brev. Skulle det ske en olycka eller att någon går bort sig i området kan vi komma att använda e-postadressen för att sprida information/be om hjälp. Vi lämnar inte ut e-postadressen i dessa fall.

Telefonnummer är också frivilligt att lämna, men underlättar när vi följa upp obetalda fakturor. Vi ringer normalt sett aldrig annars annat än vid nödsituation. Skulle det ske en olycka eller att någon går bort sig i området kan vi använda telefonnumret för att sprida information/be om hjälp. Vi lämnar inte ut telefonnumret i dessa fall.

Fakturaadress. Skiljer den sig från fastighetens adress behöver vi den. Behövs om ni inte använder/anger e-postadress.

Fastighetens beteckning och dess adress används för att undvika dubbel-fakturering, samt se vilka fastigheter i området som kan vara medlemmar respektive sommarvattenabonnenter.

Uppgifterna sparas i vårt medlemsregister, som finns på föreningens nätdisk där bara styrelses medlemmar har tillgång efetr behov. Medlemsregistret uppdateras kontinuerligt och så fort någon vill ändra något. Uppdateringar sker även i bokförings- och faktureringssytemet utifrån ändringar i medlemsregistret. All gammal data sparas i ett år av säkerhetsskäl i separata filer ifall medlemsregistret eller bokförings- och faktureringssystemens data skulle bli fel av någon anledning. Utrensning av gamla filer görs i samband med fakturering varje vår.

Även om medlemsregister, bokförings- och faktureringssystemet kontinuerligt uppdateras och rensas så kräver bokföringslagen att all bokföring sparas sju år bakåt. I den bokföringen finns gamla fakturor med de uppgifter ni hade registrerade då. Dessa sparas digitalt i bokförings- och faktureringssystemet och på papper hos kassör. Efter sju år tas  digital bokföringen bort och dokumentation på papper rensas på verifikationer inklusive fakturor. Det som återstår dvs, årsredovisning och styrelsemötesprotokoll etc. lämnas till Nackas lokalhistoriska arkiv i Dieselverkstaden i Sickla för arkivering. Inga personuppgifter går alltså till arkivering.

Ansvarig inom föreningen för kundregister och bokförings- och faktureringssystemet är kassören i föreningen. Uppdateringar kan göras av samtliga i föreningens styrelse med tillgång till systemen. Bokförings- och faktureringssystem kan också nås av en redovisningsbyrå om föreningen använder en sådan.

Föreningen lämnar inte ut era personuppgifter till någon tredje part utom vad som eventuellt krävs för att uppfylla lagar eller myndighetsbeslut etc. i Sverige.

Den information vi har sparad kan man se på senaste fakturan eller genom att närsomhelst skicka en fråga till info@lillabjorknas.se eller ringa kassören.

  • Nyheter via e-post

    Skriv din mailadress här och få information när hemsidan uppdateras.

  • Vattentemperaturen i Glasan